平成24年度秋期 ITサービスマネージャ 午前Ⅰ 問25

依頼文書は発行目的で見分ける

調達で使われる依頼文書は名称が似ているため、略語の字面だけで判断すると混同しやすい分野です。発行する側がその文書で相手に何を求めているのかという一点に着目し、問われている場面と照らし合わせて検討しましょう。

この問題で問われていること

問題が示す状況で、文書の送り手が受け手から返してほしいものは何か、その文書を出す動機は何かを自分の言葉で言い表してから、各用語が本来担う役割と対応づけられるかを確かめることが中心になります。

視点

調達の依頼文書は、名称や略語が似ているため、見た目だけでは区別しにくいものです。区別の手がかりは、その文書を受け取った相手にどのような反応や回答を期待しているかという発行目的です。略語であれば元の語に戻し、それぞれの語の意味を手がかりにします。そのうえで、文書の目的を一文で説明できるか試すと、理解を整理しやすくなります。

確認ポイント

• 問われている場面で、文書の送り手が相手から得たいものを一言で言えるか
• 各用語の名称に含まれる語の意味が、その目的と合っているかを確かめたか
• 名称の似た用語どうしを、字面ではなく発行目的の違いで説明できるか

正解

ウ

解説

RFI（Request For Information：情報提供依頼書）は、ユーザ要件を実現するために現時点で利用可能な技術・製品やベンダの導入実績など、実現手段に関する情報の提供をベンダに依頼する文書です。したがって正答はウです。

理由

RFIはRequest For Informationの略で、情報提供依頼書と訳されます。調達側がユーザ要件を実現する手段を検討する初期の段階で、利用できる技術・製品やベンダの導入実績などの情報をベンダに求めるために使います。ウの「実現手段に関する情報提供をベンダに依頼する文書」はこの説明と一致します。

比較

一般的な調達の流れでは、まずRFIで情報を集めて要件を具体化し、次にRFP（提案依頼書）で要件を示して具体的な提案を求め、提案を評価してベンダを選定し、契約を結びます。イはRFP、アはSLA（サービスレベル合意書）の説明です。エはユーザ・開発要員・運用要員が共有する設計段階の文書の説明で、ベンダへの依頼文書ではありません。

選択肢ア

これは不正解だよ。サービス提供者と顧客の間で、提供するサービスの内容や品質に関する保証範囲、ペナルティをあらかじめ契約としてまとめた文書は、SLA（サービスレベル合意書）の説明だよ。RFIはベンダを選ぶ前に情報を集めるための依頼文書で、合意済みの契約文書ではないから当てはまらないね。

選択肢イ

これは不正解だよ。調達側が技術的要件やサービスレベル要件を示し、期限内に効果的な実現策の提案をベンダに依頼する文書は、RFP（提案依頼書）の説明だよ。RFPは要件がまとまった段階で具体的な提案を求めるもので、その前の段階で技術・製品などの情報を広く集めるRFIとは目的も時期も違うよ。

選択肢ウ（正解）

これは正解だよ。RFI（Request For Information：情報提供依頼書）は、ユーザ要件を実現するために、現時点で利用できる技術・製品やベンダの導入実績など、実現手段に関する情報の提供をベンダに依頼する文書だよ。集めた情報は要件の具体化やRFPの作成、提案を依頼するベンダ候補の絞り込みに役立てられるね。

選択肢エ

これは不正解だよ。要件定義との整合性を図り、ユーザ・開発要員・運用要員の共有物として、業務処理の概要、入出力情報の一覧、データフローなどをまとめる文書は、システム開発の設計段階で作る設計書類の説明だよ。ベンダに何かを依頼する調達文書ではないから、RFIには当たらないね。

学習のポイント

RFI・RFP・SLAなど、調達や契約に関わる文書の目的と使われる段階の違いを整理すること。