令和4年度秋期 プロジェクトマネージャ 午後Ⅱ 問2

期待と認識のずれを整理する視点

この種の問題では、関係者が何を期待し、どのように受け止めているかの差に注目し、事実と解釈を分けて整理します。認識のずれを確認する順序を意識しましょう。

この問題で問われていること

関係者ごとの期待と実際の認識が、どこで食い違っているかを確認してください。立場による見え方の違いを切り分け、対話や確認が必要な点を整理することに集中します。

視点

期待と認識は同じとは限らないため、誰が何を前提にしているかを分けて捉え、共通理解の形成に必要な確認事項を整理します。

確認ポイント

• 関係者ごとの期待を区別して整理する
• 事実と受け止め方を分けて確認する
• 認識のずれを確認・共有する観点を考える

解説

本問は、プロジェクト目標に影響を与える主要ステークホルダを特定し、計画段階の期待の管理と実行段階の認識の不一致の解消について、経験に基づき具体的に論述する問題です。

問題の全体像

システム開発プロジェクトでは、主要ステークホルダの要求や期待がスコープ、品質、納期、費用などに大きな影響を与える。問題文は、計画段階では要求事項に基づくスコープの合意だけでなく、明示されていない過大な期待や、主要ステークホルダ間の相反する期待を確認するよう求めている。また、実行段階では、コミュニケーション不足などから生じる認識の不一致を解消することを求めている。公式解答例の出題趣旨では、前者を期待の的確なマネジメント、後者を認識の齟齬や誤解の解消として整理し、ステークホルダマネジメントにおける知識、経験、実践能力を評価すると説明している。したがって、単に会議を実施したと書くのではなく、誰がどのような影響を与え、何が目標達成を妨げるのか、どのような情報をどの手段で共有し、どのような合意や認識合わせに至ったのかを段階別に具体化することが重要です。

設問ア

まず、設問イと設問ウで扱う同一プロジェクトの前提を、800字以内で明確にする。プロジェクトの業種やシステムの概要、開発の背景、期間や体制などを簡潔に示した上で、何を達成するプロジェクトなのかを目標として記述する。さらに、主要ステークホルダを、例えば利用部門、経営層、顧客、開発チーム、運用部門など具体的に示し、それぞれが目標に与える影響を書く。影響は、要求の決定、予算や納期の承認、利用定着、品質評価、運用可否など、目標達成を促進又は阻害する関係として説明するとよい。後続設問との一貫性が必要なので、ここで挙げる主要ステークホルダ、目標、プロジェクト状況は、設問イの計画段階と設問ウの実行段階で具体的に扱えるものにする。

設問イ

設問イは計画段階の論述であり、三つの要素をそろえる必要がある。第一に、主要ステークホルダの過大な期待又は相反する期待の内容を、誰が何を期待していたのかとして具体的に示す。例えば、短納期と高品質、全面的な機能追加と予算維持など、スコープ、納期、費用、品質の関係が分かる形にする。第二に、その期待を放置すると、要件の膨張、優先順位の対立、意思決定の遅延、手戻りなどが発生し、プロジェクト目標の達成を妨げると判断した理由を書く。第三に、妨げを防ぐために行った積極的なコミュニケーションを、ヒアリング、個別面談、合同会議、期待値の一覧化、優先順位付け、代替案の比較、スコープや制約の文書化、合意確認などの具体的な行動として説明する。単なる説明ではなく、相手の期待を引き出し、相反点を可視化し、影響を説明し、合意を得て、必要なら合意内容を更新する流れを書く。800字以上1、600字以内なので、期待の内容、リスク判断、実施した対話と結果に字数を配分する。採点講評では、計画段階のコミュニケーションについて、期待される経験が不足していると推察される論述も見られたとされるため、一般論ではなく自分の経験として具体的に記述することが重要です。

設問ウ

設問ウは実行段階に生じた認識の不一致を扱う。まず、誰と誰の間で、プロジェクトの何について認識が食い違ったのかを明らかにする。例えば、完成した機能の範囲、受入れ条件、進捗、品質、運用開始時期などについて、ステークホルダが異なる理解をしていた状況を示します。次に、原因を、情報共有の不足、説明資料の解釈差、前提条件の変更、口頭合意の記録漏れ、専門用語の理解差など、実際のコミュニケーション上の問題として説明する。その上で、認識の不一致を解消するため、事実や成果物を確認し、関係者との個別確認や合同会議を行い、論点、前提、決定事項、未決事項を整理して共有した過程を書く。必要に応じて、議事録、要件一覧、進捗資料、デモ、受入れ基準などを用い、相手の理解を確認しながら合意を再形成した結果まで述べる。600字以上1、200字以内で、認識の不一致、原因、積極的なコミュニケーションを対応付ける。採点講評では、実行段階の認識の不一致の原因や解消方法について具体的に書けている論述が多かった一方、ステークホルダとの関係性の維持・改善を意識することも求められているため、単発の説明で終わらず、その後の信頼関係や協働への効果にも触れるとよい。

学習のポイント

段階ごとの課題、目標への影響、具体的な対話と合意形成を一貫して書く力を身につける。