平成22年度春期 プロジェクトマネージャ 午後Ⅱ 問2

役割分担を確認する視点整理

プロジェクト管理の分担を考えるときは、担当範囲と責任の境界が全体の流れの中で整合しているかに注目し、関係者間で認識をそろえる過程を確認しましょう。

この問題で問われていること

一つの観点として、誰が何を担うかという整理と、その内容を関係者へ伝える方法が互いに矛盾せず、実務で参照しやすい形になっているかを見比べてください。

視点

分担を整理する際は、作業の区切り、責任の所在、関係者への共有という三者のつながりを意識します。個々の表現だけでなく、全体として認識のずれが生じにくいかを確認することが大切です。

確認ポイント

• 担当範囲と責任の境界が、プロジェクト全体の流れに対して無理なく対応しているか
• 分担内容を関係者が同じ意味で受け取れるよう、共有の対象と伝達の経路が整理されているか
• 後から確認や見直しを行う場合にも、分担と周知の関係を追跡しやすい形になっているか

解説

本問は、システム開発プロジェクトでPMが管理・運営業務をチームリーダなどに分担させる場面を題材に、分担内容、理由、ルール、周知徹底、評価と改善を一貫した経験として論述する問題です。

問題の全体像

問題文は、PMがプロジェクトの責任者として管理・運営を行いながら、承認、判断、指示などの業務をチームリーダなどに分担させる状況を示している。重要なのは、単に仕事を任せた事実を書くことではありません。分担する業務の内容と範囲を、担当者の経験や力量に応じて定め、プロジェクトのルールとして明確化し、メンバに周知徹底することが求められている。また、任せきりにせず、業務状況の報告を義務付ける工夫も必要とされる。公式解答例の出題趣旨でも、業務の内容、分担ルール、周知徹底の方法を具体的に論述し、PMに必要な管理・運営の知識と実践能力を評価すると説明されている。したがって、設問アからウまで同じ実プロジェクトを前提に、組織の特徴、分担の設計、運用結果、課題、改善を因果関係が分かるように書く。

設問ア

800字以内で、後続の設問イとウの前提となる一つのプロジェクトを設定する。まず、開発対象、規模、期間、開発上の難しさ、関係者の多さなど、プロジェクトの特徴を絞って示す。次に、PM、チームリーダ、各開発チーム、利用部門や外部委託先などの組織構成と、それぞれの役割を説明する。特に、設問イで業務を分担するチームリーダがどのような立場で、どの程度の経験や権限を持つ人物かが分かるようにする。特徴と組織構成は羅列せず、なぜその体制で管理業務の分担が必要になったのかにつながるようにまとめる。

設問イ

800字以上1、600字以内で、分担した業務を具体的に示す。例えば、問題文に挙げられた変更承認、進捗遅れの判断と対策指示、調達先候補の選定などから、実際のプロジェクトに即した業務を選び、誰に、どの範囲まで任せたかを書く。分担理由には、PMへの判断集中を避けること、専門知識を活用すること、迅速な意思決定を行うことなど、プロジェクトの特徴と結び付いた理由を示します。さらに、承認可能な金額や影響範囲、判断期限、PMへのエスカレーション条件、定例報告や例外報告の方法など、分担のルールを具体化する。周知徹底では、責任分担表、会議での説明、手順書、ワークフロー、議事録、教育など、メンバが実際に確認できる方法を書く。公式解答例には個別の答案内容は示されていないため、問題文と出題趣旨に沿い、分担、権限、報告、周知の各要素を一つの運用方法として説明する。

設問ウ

600字以上1、200字以内で、設問イの分担を実施した結果を評価する。意思決定の迅速化、PMの負荷軽減、チームリーダの主体性向上など、得られた効果を具体的な状況とともに示す一方、判断基準のばらつき、報告の遅れ、権限範囲の曖昧さ、チームリーダへの負荷集中など、認識した課題も述べる。課題は、設問イで定めたルールや周知方法と関連付ける。そのうえで、権限基準の見直し、報告の定量化、判断事例の共有、教育やレビューの強化など、今後の改善点を示します。採点講評の具体的記載は入力情報に含まれていないため、少なくとも出題趣旨が示す管理・運営の知識と実践能力が伝わるよう、評価、課題、改善を抽象論で終わらせず、同じプロジェクトの事実に基づいて書く。

学習のポイント

権限委譲と統制を両立させる具体的なプロジェクト管理の書き方を学ぶ。